Délais de conservation des documents commerciaux

Le délai de conservation indique la durée pendant laquelle les documents commerciaux doivent être stockés. La règle de base est la suivante : les papiers doivent être conservés de manière ordonnée. Dans le classeur, les anciens documents doivent être classés à la fin, les nouveaux à l'avant. L'objectif de ce classement est de pouvoir retrouver rapidement les documents, même anciens. Après tout, les transactions commerciales peuvent encore jouer un rôle des années après la conclusion du contrat, c'est pourquoi la conservation des papiers importants n'est pas seulement utile, mais obligatoire ! Des délais de conservation individuels sont prévus pour différents documents et fixés par différentes lois. Sinon, les délais de conservation sont réglementés par secteur, comme dans la production alimentaire ou l'administration publique.

Où sont réglementés les délais de conservation légaux des documents commerciaux ?

Les délais de conservation des documents commerciaux sont principalement organisés par le droit fiscal et le droit commercial. Pour le droit fiscal, les prescriptions correspondantes se trouvent dans le code fiscal (AO), tandis que toutes les indications relatives au droit commercial sont consignées dans le code de commerce (HGB). D'autres délais de conservation des écrits commerciaux existent notamment dans le droit du travail ou le droit de la sécurité sociale. Les commerçants qui souhaitent obtenir des informations détaillées sur les délais qui leur sont applicables peuvent également les obtenir auprès du ministère fédéral des Finances (BFM). Les délais de conservation diffèrent certes les uns des autres, mais ils doivent être respectés dans tous les cas. Dans le cas contraire, ils s'exposent à des amendes d'ordre et à des désavantages fiscaux.

Quels sont les délais de conservation et à quels documents s'appliquent-ils ?

Certains documents doivent être conservés pendant 10 ans, conformément à la loi sur la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Les livres, les registres, les rapports de situation et les factures font partie de ce groupe de documents. Il en va de même pour les comptes annuels, les inventaires, les bilans et les pièces comptables. Les documents qui ne font pas partie du premier groupe doivent être conservés pendant 6 ans. Cela concerne toutes les lettres commerciales reçues et les reproductions de lettres commerciales envoyées. Les documents importants pour la fiscalité doivent également être conservés pendant 6 ans. Les dépenses régulières, telles que les rouleaux de tickets de caisse, les rouleaux EC ou les rouleaux de caisse, doivent pouvoir être justifiées. Il est important de savoir : Pour les contrats, le délai de conservation ne commence qu'après leur expiration. Dans le domaine professionnel, une grande partie des documents doit donc être conservée. Mais les particuliers doivent également respecter des règles d'archivage.

Existe-t-il un délai de conservation légal pour les documents des particuliers ?

La correspondance échangée entre un particulier et une entreprise est dite "privée-professionnelle". Contrairement aux écrits purement professionnels, les documents en partie privés ne doivent être conservés que deux ans. L'archivage des factures et des écrits à caractère fiscal est réglementé par la loi sur la TVA. Les propriétaires qui font réaliser des travaux de construction ou de rénovation par des entreprises sont principalement concernés par la loi. Les documents avec obligation de garantie constituent une exception. Il est recommandé de conserver ces écrits pendant une période de 5 ans. Les particuliers sont tenus de conserver les documents conformément à la réglementation afin de contribuer à la suppression du travail au noir.

Quels sont les documents qui doivent être conservés à long terme et pourquoi ?

Lorsque la période de conservation des documents est écoulée, les documents peuvent être éliminés. Toutefois, il existe des documents qui ne doivent jamais être détruits et qui doivent être conservés pour une durée illimitée. Par exemple, les décisions de justice, les plans de construction et autres documents fonciers doivent toujours être conservés. Il en va de même pour les documents aéronautiques, les dossiers de construction mécanique ou les registres d'état civil. En outre, il existe des règles relatives à la conservation des documents médicaux dans le domaine professionnel. Les dossiers médicaux doivent être conservés pendant dix ans après la fin d'un examen. Des délais de 15 à 30 ans s'appliquent aux dossiers relatifs à la réglementation sur la radioprotection et les rayons X, ainsi qu'aux notes prises en vertu de la loi sur les transfusions. Sources des images : ©istock.com - thomas-bethge / ©istock.com - djedzura / ©istock.com - AndreyPopov / ©istock.com - XiXinXing