Contrôle de caisse - une préparation idéale pour le contrôle de caisse

Dans les secteurs qui manipulent beaucoup d'espèces, le contrôle inopiné de caisse peut vite devenir un risque. En effet, dès que des anomalies apparaissent lors du contrôle ou que les enregistrements contiennent des erreurs, les contrôleurs externes engagent un contrôle fiscal complet de l'entreprise. Pour que vous soyez bien préparé à un contrôle de caisse, vous trouverez ici toutes les informations nécessaires sur ce contrôle.

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Qu'entend-on par contrôle de caisse inopiné ?

Une loi introduite en 2018 permet au service des impôts de contrôler de façon inopinée la caisse des entreprises assujetties à l'impôt. Servant de contrôle préalable dans le cadre de la gestion des risques et de protection contre les « ajustements » ultérieurs, elle vise à lutter contre la manipulation de caisse. Même si vous êtes encore autorisé, malgré l'obligation d'utiliser une caisse enregistreuse, à travailler avec un livre de caisse, vous êtes concerné par le contrôle de caisse inopiné, car celui-ci peut être effectué indépendamment de votre système de caisse. Outre le contrôle de caisse proprement dit, des essais ainsi que la consultation de documents pertinents tels que le livre de caisse, les rapports et les écritures, ainsi que le contrôle technique du système de caisse et du système de gestion des marchandises peuvent être exigés.

Où un contrôle de caisse inopiné peut-il être effectué ?

Toutes les entreprises possédant une caisse et manipulant beaucoup d'argent liquide peuvent être surprises par un contrôle de leur tenue de caisse. Le service des impôts procède ici volontiers avec habileté : la personne chargée du contrôle débute le processus de contrôle de caisse par un achat ordinaire, puis se fait connaître, après l'encaissement, en tant que contrôleuse ou contrôleur. Afin d'éviter d'emblée toute manipulation des enregistrements numériques, un dispositif de sécurité technique revêt une grande importance. L'obligation de délivrance du ticket de caisse étant elle aussi obligatoire, vous devriez toujours disposer de suffisamment de rouleaux de caisse.

Comment se déroule un contrôle de caisse inopiné ?

Tous les collaborateurs devraient être préparés à un contrôle de caisse inopiné. En effet, la visite inopinée peut être effectuée auprès de l'ensemble de l'équipe pendant les heures d'ouverture de l'entreprise concernée. Lors du déroulement du contrôle de caisse inopiné, vous pouvez vous attendre aux étapes suivantes :

Achat incognito effectué par la personne chargée du contrôle, avec une attention particulière portée au bon déroulement de l'encaissement
Présentation de la carte de service et du document d'autorisation pour le contrôle
Contrôle du système de caisse et des soldes de caisse par comptage de caisse ou par prélèvement des données

Si vous travaillez avec une caisse ouverte, un comptage de caisse est la procédure habituelle. En règle générale, par exemple les imprimantes de tickets Epson vous offrent la possibilité d'imprimer un rapport intermédiaire en présence de la personne chargée du contrôle et de comparer les valeurs indiquées avec votre solde de caisse. Les contrôleuses ou contrôleurs peuvent en outre exiger des essais ainsi que la consultation de la documentation de procédure.

Sur demande, vous devez communiquer vos données de caisse, afin que la vérification puisse avoir lieu au service des impôts. Cela peut se faire par transmission de données ou à l'aide d'un support de données correspondant.

À noter : si les données ne sont pas conservées sur place, la personne chargée du contrôle peut exiger de votre cabinet comptable qu'il présente les données – et ce, sans préavis. Si les données se trouvent auprès d'un conseiller fiscal, le contrôle de caisse doit être annoncé avec un délai raisonnable.

Comment les entreprises peuvent-elles se préparer à un contrôle de caisse inopiné ?

Établissez une liste de contrôle avec des règles de conduite et passez-la en revue avec l'ensemble des collaborateurs. Veillez à ce que votre documentation de procédure soit toujours à jour et sécurisez-la auprès de votre conseiller fiscal. Veillez à ce que le processus d'encaissement se déroule de manière conforme. Cela signifie :

Imprimer et remettre le ticket de caisse
Impression des dispositifs de sécurité techniques sur les rouleaux de caisse et les rouleaux thermiques
Fermer le tiroir-caisse après le transfert d'argent

Conclusion

En cas de tenue de caisse correcte, un contrôle de caisse inopiné ne pose aucun problème dans votre entreprise. De plus, une bonne préparation et un déroulement réussi peuvent vous permettre d'être retiré de la liste interne du service des impôts, et de voir ainsi le contrôle chronophage avoir lieu plus rarement chez vous.

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FAQ – Questions fréquentes sur le contrôle de caisse inopiné

Un contrôle de caisse inopiné est-il également admissible pour les entreprises sans système de caisse ?

Le contrôle de caisse inopiné est également admissible sans système électronique. En règle générale, il consiste en un comptage de caisse, un examen des rapports de caisse journaliers des jours précédents, puis d'un contrôle inopiné de l'impôt sur les salaires.

Quand les chefs d'entreprise et les entrepreneurs doivent-ils s'attendre à un contrôle de caisse inopiné ?

Si les paiements en espèces sont fréquents dans votre environnement commercial, un contrôle de caisse inopiné est probable. Une visite de contrôle est également réaliste si votre avis d'imposition mentionne une réserve de vérification ultérieure conformément au § 164 AO. En principe, vous devriez toujours vous attendre à un contrôle de caisse.