Kassenmeldung beim Finanzamt: So melden Sie Ihr Kassensystem korrekt an

Ob Einzelhandel, Gastronomie oder Dienstleistung: Wenn Sie ein elektronisches Kassensystem besitzen, müssen Sie es ab dem 1. Juli 2025 dem Finanzamt melden. Klingt bürokratisch – ist aber mit dem richtigen Wissen schnell erledigt. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, welche Systeme betroffen sind, wie die Anmeldung funktioniert und worauf Sie unbedingt achten sollten!

Was hinter der TSE-Meldung beim Finanzamt steckt

Seit dem 1. Januar 2020 ist die Verwendung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vorgeschrieben – als Schutzmaßnahme gegen Manipulationen an elektronischen Kassensystemen. Dies gilt etwa für Registrierkassen, Apps mit Kassenfunktion, Cloudlösungen, Taxameter oder Wegstreckenzähler. Die gesetzliche Vorgabe dazu ist Teil der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).

Gleichzeitig wurde auch die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme nach § 146a der Abgabenordnung (AO) eingeführt. Sie konnte jedoch lange Zeit nicht umgesetzt werden, da es an einer geeigneten technischen Infrastruktur mangelte. Erst mit dem Start des elektronischen Mitteilungsverfahrens seit dem 1. Januar 2025 stehen nun die nötigen Übermittlungswege zur Verfügung. Ziel der Maßnahme ist mehr Transparenz: Das Finanzamt soll frühzeitig wissen, welche Kassensysteme im Einsatz sind – zur Vereinfachung von Betriebsprüfungen und zur Vorbeugung von Steuerhinterziehung.

Kassenmeldung beim Finanzamt: Das wichtigste auf einen Blick

Das bedeutet die Mitteilungspflicht für Sie konkret: Alle Systeme, die Sie nach dem 1. Juli 2025 neu angeschafft haben, müssen Sie innerhalb eines Monats beim Finanzamt melden. Systeme, die Sie vor dem 1. Juli 2025 gekauft, geleast oder gemietet haben, mussten Sie bis zum 31. Juli melden. Wenn das noch nicht geschehen ist holen Sie es am besten schnellstmöglich nach. 

Die wichtigsten Fakten zur Kassenmeldung beim Finanzamt im Überblick:

• Die Mitteilungspflicht gilt für alle elektronischen Kassensysteme und Registrierkassen – egal, ob sie gekauft, geleast oder gemietet sind.
• Sie müssen jedes einzelne elektronische Gerät mit Kassenfunktion melden, auch wenn es sich in einem Verbundsystem befindet.
• Alle Kassensysteme einer Betriebsstätte übermitteln Sie in einer einheitlichen Mitteilung.
• Sie müssen Ihr Kassensystem auch melden, wenn es sich außer Betrieb befindet.
• Für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler ohne TSE gibt es eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2025, solange die Nichtbeanstandungsregel greift.

Ausfüllanleitung für die Meldung Ihres Kassensystems ans Finanzamt

Wenn Sie sich nun fragen, welche Angaben Sie benötigen, um Ihre TSE-Kasse beim Finanzamt anzumelden, nutzen Sie gerne unsere kompakte Checkliste für eine einfache und unkomplizierte Meldung. 

Halten Sie folgende Daten für die TSE-Meldung beim Finanzamt parat:

·      Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen

·      Angaben zum elektronischen Aufzeichnungssystem:

o   Art des Kassensystems

o   Seriennummer des Kassensystems

o   Anschaffungsdatum

o   Anzahl der Systeme pro Betriebsstätte

o   Bei Außerbetriebnahme: Datum und Grund für die Außerbetriebnahme

·      Informationen zur TSE:

o   Art der TSE

o   Seriennummer der TSE

·      Bei Wegstreckenzählern und Taxametern: Kfz-Kennzeichen des Fahrzeugs

Wie Sie Ihre TSE-Kasse beim Finanzamt anmelden

Diese Informationen reichen Sie sicher und digital ein. Damit eine sichere Übertragung gewährleistet wird, erfolgt die Meldung an das Finanzamt ausschließlich digital über das ELSTER-Portal – Papierformulare und PDFs sind nicht zulässig. Wenn Sie Ihre TSE-Kasse beim Finanzamt anmelden, stehen Ihnen folgende Wege zur Verfügung:

1.    Übermittlung im ELSTER-Portal:

      Sie melden sich im ELSTER-Portal mit Ihrem persönlichen ELSTER-Zertifikat an. Dieses können Sie kostenlos auf dem Portal beantragen – dafür registrieren Sie sich zunächst mit Ihrer Steuernummer, erhalten anschließend einen Aktivierungsbrief per Post und laden dann Ihr persönliches Software-Zertifikat herunter. Nach erfolgreicher Anmeldung wählen Sie das Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme“ aus und tragen dort alle relevanten Daten ein. Die Übermittlung erfolgt sicher und rechtssicher direkt ans zuständige Finanzamt.

2.    Übertragung via ERiC-Schnittstellen (ELSTER Rich Client):

      Diese Schnittstelle richtet sich vor allem an Betriebe, die eine automatisierte Übertragung der Kassenmeldungen vornehmen möchten. ERiC ist eine Programmbibliothek, die es ermöglicht, Meldedaten strukturiert aufzubereiten und direkt an die ELSTER-Server zu übermitteln. Dabei entfällt die manuelle Eingabe im ELSTER-Portal vollständig.

TSE-Pflicht und Bonpflicht

Mit der Einführung der TSE-Pflicht wurde in Deutschland auch die sogenannte Belegausgabepflicht („Bonpflicht“) eingeführt. Sie verpflichtet jeden Unternehmer, bei einem Geschäftsvorgang mit elektronischem Kassensystem einen Beleg für den Kunden auszudrucken oder digital bereitzustellen – unabhängig davon, ob der Kunde diesen annimmt oder nicht. Da dies eine hohe Belastung für die Umwelt und auch für die Gesundheit darstellt, haben wir uns auf BPA-freie Thermorollen und holzfreie Kassenrollen spezialisiert.

Der Bon dient als Nachweis für die ordnungsgemäße Aufzeichnung einer Transaktion. Auf jedem Beleg muss die digitale Signatur der TSE enthalten sein, meist in Form eines QR-Codes. Dadurch kann das Finanzamt im Rahmen einer Kassennachschau schnell und eindeutig prüfen, ob ein Umsatz korrekt erfasst wurde. Ziel ist es, Steuerhinterziehung zu verhindern und Transparenz im Zahlungsverkehr zu schaffen.

FAQs – Häufig gestellte Fragen zur Kassenmeldung beim Finanzamt

Muss ich mein Kassensystem jedes Jahr erneut melden?

Nein. Die Kassenmeldung ist einmalig pro System erforderlich – und nur bei bestimmten Änderungen erneut notwendig. Das betrifft z. B. eine Außerbetriebnahme, einen Systemwechsel oder die Verlagerung in eine andere Betriebsstätte.

Was passiert, wenn ich die Frist zur Kassenmeldung verpasse?

Bei Verstößen gegen die Mitteilungspflicht drohen Bußgelder von bis zu 25.000 Euro. Außerdem riskieren Sie eine intensivere Prüfung durch das Finanzamt – etwa im Rahmen einer Kassennachschau.

Kann mein Steuerberater die Meldung für mich übernehmen?

Ja, das ist problemlos möglich. Steuerkanzleien können die Kassenmeldung über die ERiC-Schnittstelle oder direkt in Ihrem Namen im ELSTER-Portal einreichen, wenn Sie ihnen die nötigen Daten dafür übermitteln.

Wie erfahre ich, ob mein Kassensystem eine TSE hat?

Am einfachsten prüfen Sie die Belege: Jede TSE erzeugt einen eigenen QR-Code oder eine Transaktionsnummer, die auf jedem Kassenbon aufgedruckt sein muss. Zusätzlich finden Sie bei vielen Systemen eine Kennzeichnung direkt auf der Speicherkarte oder dem USB-Stick, auf dem die TSE installiert ist – meist inklusive Seriennummer und BSI-Zertifizierungs-ID.